Lettre d'information SIFAC N° 3


 

Le mot du chef de projet stratégique

L'année qui s'ouvre s'annonce riche de changements et pleine de promesses, permettez-moi malgré le calendrier tardif de vous présenter tous mes vœux de réussite, personnelle et professionnelle et un démarrage de SIFAC dans les meilleures conditions.

Toute l'équipe projet, et en particulier la cellule d'assistance, est mobilisée pour vous apporter l'aide nécessaire au bon fonctionnement de l'application. J'en profite à cette occasion pour remercier tous les acteurs de cette formidable aventure, les formateurs, les équipes de la direction des finances, de l'agence comptable, de la direction informatique, mais aussi de tous les services et composantes de l'Université qui ont contribué à la concrétisation du projet SIFAC.

Je tiens aussi à remercier l'équipe présidentielle pour son soutien politique, du démarrage jusqu'à la mise en production, qui a permis de fédérer l'ensemble de la communauté universitaire autour d'un projet stratégique pour l'Université de Strasbourg.

Comme vous le savez, ce changement d'application financière et comptable a été l'occasion d'une réflexion profonde en matière organisationnelle, et sur la fonction financière dans notre établissement. Je citerais à titre d'exemple la mise en place des pôles mutualisés entre composantes et services, l'élaboration d'une architecture analytique nécessaire au pilotage stratégique et opérationnel.

Le dernier trimestre de l'année 2010 fut particulièrement dense. Il a permis de finaliser les paramétrages, de former la plupart des utilisateurs, et d'installer physiquement l'application sur les postes de travail.

A titre d'illustration quant à l'ampleur de la tâche en matière de formation des personnels, on peut relever que près de 140 personnels de composantes et 100 personnels du niveau central ont suivi une session de formation. Quelques chiffres sont particulièrement révélateurs, 30 formateurs, 600 heures de formation, 65 jours de formation, etc.

Ce fut un réel challenge pour toute l'équipe ainsi qu'un baptême du feu en matière de formation pour un grand nombre d'entre eux. Bravo à eux pour l'enthousiasme dont ils ont su faire preuve !

Enfin, depuis le 10 janvier, le « véhicule » SIFAC a été mis en route, le budget de l'établissement étant exécutoire depuis le 5 janvier. J'espère sincèrement que cette application répondra à toutes nos espérances, même si le démarrage apportera son lot de désagréments, de contretemps, ce qui est difficilement évitable à ce stade. Soyez persuadé que la cellule d'assistance met tout en œuvre pour vous aider, et se mobilise pour que ce début d'année budgétaire se passe au mieux.

Je ne pourrais clore ces propos liminaires sans vous informer de la suite du projet, notamment la mise à disposition prochaine d'un outil complémentaire à SIFAC, Pléïadeweb, permettant la liaison entre les personnels disposant de SIFAC et les « utilisateurs » de crédits au sens large, ainsi que l'intégration définitive de SIFAC dans notre ENT.

Frédéric Dehan

Chef de projet stratégique

 

Le mot du chef de projet opérationnel

SIFAC s'invente un espace d'échange ...une assistance fonctionnelle et technique

Une nouvelle venue a également fait son entrée dans le projet SIFAC.

Depuis le 10 janvier 2011, une assistance « fonctionnelle et technique » a été ouverte afin de vous accompagner, tout au long de cette première année de basculement, dans l'utilisation de l'outil SIFAC.

Afin de faire face aux blocages éventuels, des outils ont été mis en place selon les différentes phases du processus.

Ces outils se trouvent sur l'ENT onglet Gestion - SIFAC.

Vous pouvez consulter les supports de formation, exercices et pas-à-pas disponibles sur l'ENT onglet Gestion - SIFAC - DOCUMENTATION (accès à la documentation, FAQ).

Il vous est possible de joindre par téléphone une personne qui vous assistera. Cette solution est préconisée dans le cas de problème simple ; à une question directe, une réponse rapide peut être apportée.

Vous pouvez contacter l'assistance par téléphone, selon l'urgence du dépannage, à partir de 9 heures.

Si, en revanche, le problème est plus compliqué à formuler, il est préférable de privilégier le courriel.

Il vous permet d'énoncer votre blocage clairement, en l'illustrant de préférence de copies d'écran. Ce canal de communication est rapide, et autorise à l'assistance de faire, si besoin, quelques recherches avant de vous répondre, et ainsi de gagner du temps. Selon le type de réponse, l'assistance vous répondra par courriel ou par téléphone. N'oubliez pas de lui laisser vos coordonnées pour plus de rapidité.

  • En cas de blocage persistant, l'assistance pourra convenir avec vous d'une intervention dans vos services.
  • En cas de blocage lié à vos « autorisations » (terme utilisé par SIFAC pour les transactions et périmètres comptables et financiers auxquels un utilisateur a accès), vos contacts seront Saïd Bouguerra pour la partie Ordonnateur et Claude Schaeffer pour la partie comptable, un courriel peut être envoyé conjointement aux deux référents.
  • En cas de problème « technique », en particulier si vous ne parvenez pas à vous connecter, il convient de prendre l'attache de la Direction informatique.

 

Assistance

Fonctionnelle

Par courriel : Contact fonctionnel à l'adresse suivante : sifac@unistra.fr

Par téléphone (DFI) : 03 68 85 55 77 (ou 55 577)

Par téléphone (AC) : 03 68 85 55 78 (ou 55 578)

Fonctionnelles autorisations

Par courriel conjoint à said.bouguerra@unistra.fr et claude.schaeffer@unistra.fr 

Technique

Par le formulaire : Demande d'intervention à l'adresse suivante : http://support.unistra.fr

Par courriel : Contact technique à l'adresse suivante : support@unistra.fr

Par téléphone : 03 68 85 43 21 (ou 54 321).

 

Bilan assistance fonctionnelle et technique janvier 2011 :

Serge Saettel

Chef de projet opérationnel

 

Le mot du chef de projet technique

SIFAC : tir réussi

10 janvier 2011 - 7h30, le Portique, salle de contrôle de la DI.

Cela fait 18 mois que les équipes travaillent en prévision de ce moment : la fusée SIFAC va être lancée à 8 heures 00.

Les toutes dernières vérifications ont été faites. L'informaticien se connecte à sa console de lancement et accède à la fenêtre (de lancement) SU10.

Le bouton est là sous ses yeux, pas plus impressionnant qu'un autre, et pourtant, en un clic, les utilisateurs seront débloqués, SIFAC prendra son envol.

Coup de fil du chef de projet opérationnel.

« On est prêt ? - Oui chef, rien qui ne puisse susciter ton kourou ».

Dernières vérifications :

Accès ? OK.

Contrôles ? OK.

Rôles ? OK avec les étoiles qui vont bien.

Assistances ? OK.

DI, vous êtes GO pour le lancement ?

7h59 derniers doutes. A-t-on tout prévu ? Qu'a-t-on oublié ?

Clic - Allumage moteur Vulcain.......décollage. SIFAC est parti !

Contrôle ? Combien d'utilisateurs connectés ? 3 puis 10, puis 30....

9h - SIFAC continue son ascension. Les paramètres sont nominaux. L'orbite 75 (utilisateurs connectés simultanément) sera atteinte dans la journée.

L'assistance fonctionne comme prévu. « Houston 55577, on a un problème... » Heureusement, jamais rien de grave.

Il faut s'occuper des quelques passagers qui n'ont pas encore pu être embarqués.

Après allumage progressif des derniers étages, SIFAC rejoindra son Apogée.

Mission accomplie - Tir réussi - SIFAC est sur orbite.

Chers utilisateurs, à vous (ou pour les anglo-russes, Soyouz it now).

Olivier Raunet 

Evolution des connexions simultanées :

Caractéristiques techniques :

Puissance : 12000 saps

Nombre de serveurs : 6

Nombre de serveurs virtuels : 14

Nombre d'instances SAP : 4

Espace disque : 1 To

M. Serge Saettel
chef de projet opérationnel SIFAC
4 rue Blaise Pascal CS 90032
67081 Strasbourg cedex
Tél : 03 68 85 10 31
Fax : 03 90 24 08 39
Contacter InfoSIFAC
http://infosifac.unistra.fr